Gestion & Outsourcing

A) Avantages de l’outsourcing ?

Il y a de nombreuses excellentes raisons de déléguer à ATEP Management SA la gestion de vos salaires, l’exécution de vos tâches administratives et la tenue de votre comptabilité.

1) Économies de coûts

L’externalisation de la gestion peut entraîner des économies substantielles de coûts d’infrastructure et de fonctionnement.
En sous-traitant votre gestion à ATEP Management SA, vous aurez à votre service toute une gamme d’employés avec des formations et des expériences différentes. L’exécution de chaque tâche pourra ainsi être confiée à l’employé le plus à même de l’effectuer au vu de sa complexité.
Cette délégation vous permettra de réduire les coûts associés à un poste de travail et de libérer de l’espace de bureau pour des ressources qui seront plus utiles au développement de votre activité.
Vous réduirez également les coûts de formation et de formation continue indispensables au maintien à jour de votre personnel sur toutes les nouveautés législatives, notamment en matière de droit du travail, de droit comptable, de droit des assurances sociales et de la fiscalité.

2) Concentration sur votre core business

Une externalisation de votre gestion permet à votre entreprise de se concentrer sur ses domaines d’expertise et sur le développement de ses affaires.

Lorsqu’une entreprise sort de ses domaines de compétence, elle prend le risque d’effectuer ces tâches de façon moins performante que des professionnels du domaine et elle s’éloigne de ses objectifs principaux.

3) Amélioration de la qualité et efficacité opérationnelle

Le recours à des spécialistes permet une plus grande efficacité, des délais d’exécution beaucoup plus rapides et un niveau plus élevé de qualité.
En effet, la gestion de vos salaires, la tenue de votre comptabilité ou l’exécution de vos tâches administratives est assurée par des employés formés en permanence sur les nouveautés législatives dans le domaine des assurances sociales, du comptable, du droit du travail et de la fiscalité

4) Confidentialité

L’outsourcing de la gestion de vos salaires permet de garantir la confidentialité des conditions salariales de vos cadres et employés

5) Accès à tous les services spécialisés d’ATEP

En sous-traitant votre gestion et votre comptabilité à ATEP Management SA, vous bénéficiez de toute la palette de services (« full-services ») offerts par ATEP dans les domaines juridiques, fiscaux et comptables sur le plan national et international.

B) Création de sociétés en Suisse et à l’étranger

ATEP Management SA s’occupe de toutes les démarches nécessaires à la constitution de votre société :

• ouverture du compte de consignation
• rédaction des statuts, contrats d’apport en nature, rapports de fondation, réquisition au registre du commerce, …
• organisation de l’assemblée générale de constitution par-devant notaire et coordination avec le notaire
• mise à disposition d’agents résidents pour les sociétés étrangères

Nous pouvons également vous assister dans l’établissement de votre société ou entité à l’étranger grâce à notre important réseau de partenaires dans le monde entier.

C) Administration de sociétés

ATEP Management SA met volontiers à votre disposition un administrateur qui vous assistera et vous guidera dans la mise en place de votre stratégie d’entreprise et la prise des décisions importantes de votre société.

D) Tenue de comptabilité

Grâce à son important réseau de partenaires en Suisse et à l’étranger, ATEP Management SA vous assiste dans toutes les questions comptables ponctuelles que vous pouvez avoir au sein de votre société et de votre groupe.
ATEP Management SA vous propose également :

• la mise en place de votre organisation comptable
• la tenue de votre comptabilité et vos bouclements mensuels, trimestriels et annuels
• établissement du bilan & du compte de résultat
• établissement des décomptes de TVA
• la consolidation de vos comptes

Grâce à notre réseau, nous pourrons également vous mettre en relation avec des réviseurs particulièrement qualifiés.

E) Gestion des salaires et questions liées aux assurances sociales et à l’impôt à la source

La gestion des salaires du personnel, avec la nécessité de se tenir en permanence informé des nouveautés législatives en matière notamment d’assurances sociales, d’impôts à la source, de droit du travail, constitue une tâche lourde qui prend beaucoup de temps aux entreprises.
Cette gestion des salaires nécessite au surplus beaucoup de rigueur et de la discrétion.
Nos prestations dans ce domaine sont ainsi notamment les suivantes :

• rédaction des contrats de travail et des règlements d’entreprise, suivi du contentieux
• établissement des fiches mensuelles de salaires et des décomptes de frais par employé, envoi aux employés individuellement
• répartition comptable des éléments de salaire (y compris la part patronale)
• établissement des journaux et récapitulatifs mensuels, trimestriels et annuels des salaires et des retenues sociales, notamment le journal des salaires et le décompte périodique des impôts à la source
• établissement des certificats annuels de salaire pour la déclaration d’impôts
• établissement des fichiers électroniques à transmettre à l’administration fiscale pour les impôts à la source
• représentation auprès des organismes sociaux (assurances sociales)
• assistance et conseils en matière de frais de représentation
• demande de permis de séjour et de travail.

F) Gestion immobilière

ATEP Management SA vous offre tous les services que vous êtes en droit d’attendre d’une gestion immobilière, à savoir notamment :

• analyse de vos locataires potentiels
• achat et vente de biens immobilier
• rédaction de vos contrats de bail, suivi de vos relations contractuelles avec vos locataires, gestion du contentieux
• comptabilité immobilière, décomptes de chauffage
• administration de copropriétés : gestion administrative et comptable, règlement de copropriété, organisation et tenue des assemblées de copropriétaires

G) Domiciliation de sociétés et mise à disposition d’espaces de bureau, réception téléphonique

ATEP est en mesure de vous offrir toute une palette de services administratifs qui comprend :

• la domiciliation de votre société dans nos bureaux avec adresse domiciliée ou adresse commerciale
• la mise à disposition d’espaces de travail et de salles de conférence
• la location de bureaux
• la réexpédition de courrier
• la réception téléphonique

Pour plus d’informations, nous vous invitons à nous contacter.

H) Gestion administrative

ATEP Management SA peut assurer toute la gestion administrative de votre société par le biais de ses services de secrétariat et d’administration.

Nous pouvons ainsi vous offrir les services suivants :

• réception téléphonique au nom de votre société et gestion de votre agenda
• traitement de votre correspondance
• exécution de vos paiements et suivi de vos débiteurs
• traitement de vos affaires administratives courantes
• coordination et contact avec les différentes administrations communales, cantonales et fédérales

ATEP Management SA dispose également d’employés spécialisés dans les activités de trading qui pourront ainsi faire tout le suivi administratif de votre activité de trading.

I) Activité de Corporate Secretary de sociétés

ATEP Legal & Tax SA pourra mettre à votre disposition l’un de ses avocats pour tenir le rôle de Corporate Secretary de votre société.

Le Corporate Secretary travaillera en étroite collaboration avec le Conseil d’administration. Il veillera principalement à ce que votre société se conforme à toutes les exigences légales en vigueur et que les membres de votre Conseil d’administration soient bien informés sur leurs responsabilités en matière de gouvernance d’entreprises.

Le Corporate Secretary aura ainsi pour principale tâche de conseiller et d’assister le Conseil d’administration dans le développement et la mise en place des règles indispensables à garantir une excellente gouvernance d’entreprise.

Il assurera aussi l’établissement et le suivi de tous les documents juridiques de votre société et veillera à garantir la meilleure communication possible entre le Conseil d’administration et les actionnaires.

ATEP Legal & Tax SA agissant en qualité de Corporate Secretary de votre société pourra ainsi assumer les tâches suivantes :

• préparer l’agenda, organiser et convoquer les séances du conseil d’administration ainsi que les assemblées générales des actionnaires
• tenir le registre des actionnaires, émettre les certificats d’actions, effectuer les processus de transfert d’actions
• veiller au respect du droit des sociétés, des statuts, des conventions d’actionnaires et autres documents sociaux dans le cadre des décisions du conseil d’administration et de l’assemblée générale des actionnaires
• veiller à ce que l’activité de la société soit conduite en conformité avec son objet et ses statuts
• participer aux séances du conseil d’administration et fournir au conseil d’administration les informations nécessaires à ses prises de décisions
• assurer les relations entre le conseil d’administration et les actionnaires
• préparer, approuver, signer et faire légaliser tous les contrats et autres documents juridiques requis
• conseiller tous les membres du conseil d’administration sur toutes les questions juridiques qui peuvent se poser
• tenir tous les livres et documents juridiques de la société, tels qu’exigés par la loi
• assurer la conservation de tous les procès-verbaux des séances du conseil d’administration et des assemblées générales des actionnaires
• rédiger et implanter les directives et autres règles de gouvernance d’entreprise décidées par le conseil d’administration
• etc.